La domanda arriva quasi sempre nella stessa forma: quanto costa. E quasi sempre viene confrontata con la cosa sbagliata, cioè con zero — con l'ipotesi che oggi il governo dei progetti non costi nulla perché non c'è una voce di bilancio che lo chiama così.
Il costo che non compare
Oggi quel lavoro qualcuno lo fa già. Di solito sono i due o tre responsabili più esperti, che dedicano una parte non misurata della settimana a rincorrere fornitori, ricostruire lo stato di avanzamento e mediare tra reparti. Quel tempo ha un costo pieno, ma non compare da nessuna parte se non come mancata capacità di fare altro.
C'è poi il costo degli errori di tempistica: un ordine emesso tardi, una penale, un'accelerazione pagata per recuperare. Sono cifre che nei bilanci delle PMI industriali si trovano sparse tra voci diverse, e proprio per questo non vengono mai sommate.
Un PMO interno, a costo pieno
Una figura di project management strutturata in Italia costa fra i cinquanta e i settantamila euro l'anno di costo aziendale. Vanno aggiunti gli strumenti, la formazione, il tempo di inserimento — sei mesi prima di essere pienamente operativa — e il rischio che se ne vada portandosi via il metodo. Il conto realistico, il primo anno, si avvicina agli ottantamila euro.
È una spesa che ha perfettamente senso oltre una certa dimensione. Il punto è dove sia quella soglia.
Costo aziendale del primo anno in migliaia di euro. Nel PMO esterno strumenti e inserimento sono compresi nel canone, e non ci sono giornate di trasferta da fatturare.
Vedi i dati
| Voce | PMO interno | PMO esterno |
|---|---|---|
| Compenso o canone | 58 k€ | 30 k€ |
| Strumenti e formazione | 9 k€ | 0 k€ |
| Inserimento e affiancamento | 13 k€ | 0 k€ |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
Il canone mensile
Un PMO esterno si paga a canone e si ferma quando non serve più. Nel nostro caso il lavoro è da remoto, quindi non ci sono giornate di trasferta da fatturare: è la voce che nella consulenza tradizionale gonfia il conto senza aggiungere valore. Il canone mensile resta sotto quello che costerebbe una giornata di un consulente in presenza.
Il confronto onesto non è tra un canone e zero: è tra un canone e il tempo non misurato di chi oggi tiene insieme i pezzi.
Dove sta la soglia
La nostra regola pratica: sotto i sei o sette progetti significativi in parallelo, un PMO interno a tempo pieno è sovradimensionato. Sopra i quindici, un esterno da solo non basta più e conviene costruire la funzione in casa. In mezzo — che è dove sta la maggior parte delle PMI fra cinque e cinquanta milioni — la formula sensata è un esterno che porta il metodo e lo lascia.
Costo di governo per progetto in migliaia di euro, al variare del numero di progetti in parallelo. Le due curve si incrociano intorno ai quindici: sotto conviene l'esterno, sopra conviene costruire la funzione in casa.
Vedi i dati
| Progetti in parallelo | PMO esterno | PMO interno |
|---|---|---|
| 3 | 14 k€ | 27 k€ |
| 6 | 8 k€ | 14 k€ |
| 9 | 6 k€ | 9 k€ |
| 12 | 5 k€ | 7 k€ |
| 15 | 5 k€ | 5 k€ |
| 18 | 5 k€ | 4 k€ |
Dati di esempio, da sostituire con i vostri prima della pubblicazione.
La domanda migliore
Invece di chiedere quanto costa, provate con questa: quanto è costato l'ultimo progetto che è slittato di due mesi? Sommate penali, accelerazioni, ore straordinarie e ricavi rinviati. Quel numero, quasi sempre, rende la discussione sul canone molto più breve.